Gestión Documental – Iniciativa Cero Papel

iniciativa cero papel

    Objetivo General:

    Implementar un sistema integral de gestión documental que permita a las mutuales digitalizar y firmar electrónicamente formularios y documentos operativos, eliminando la necesidad de impresión y asegurando la validez legal de las firmas tanto en entornos presenciales como remotos. Esto es lo que denominamos “Iniciativa Cero Papel”, una iniciativa que agiliza los procesos dentro del marco legal y hace a la Mutual mucho más amigable con el medio ambiente.

    Objetivos Específicos:

    1. Digitalizar el ciclo de vida documental de la mutual, incluyendo formularios de afiliación, solicitudes de servicios, autorizaciones y contratos.
    2. Implementar la firma electrónica para validar documentos de manera legal y segura, cumpliendo con la normativa vigente (Ley 25.506 y regulaciones de INAES y UIF).
    3. Reducir el uso de papel y tiempos operativos, favoreciendo la eficiencia administrativa y la sostenibilidad ambiental.
    4. Habilitar la gestión remota de documentación para asociados y empleados mediante acceso seguro desde dispositivos móviles y computadoras.
    5. Garantizar la trazabilidad y auditoría de cada documento firmado electrónicamente.
    6. Integrar el sistema de gestión documental con el sistema core de la mutual (por ejemplo, sistema de socios, préstamos, etc.).
     

    Alcance del Proyecto

    • Desarrollo o adquisición de una plataforma de gestión documental electrónica, adaptada a los procesos de mutuales.
    • Incorporación de tecnología de firma electrónica simple y avanzada.
    • Digitalización de los formularios institucionales utilizados por la mutual.
    • Implementación de mecanismos de autenticación segura para la firma remota (token, SMS, email seguro, etc.).
    • Capacitación a empleados y directivos sobre el uso del sistema.
    • Integración del sistema con la base de datos de socios y el sistema de operaciones mutuales.
    • Definición de circuitos de aprobación y archivo digital con metadatos trazables.
    • Políticas de respaldo, confidencialidad, y cumplimiento normativo (UIF / INAES / Protección de Datos).
    • Gestión de archivo físico (solo se aborda el plano digital).
    • Desarrollo de hardware específico (por ejemplo, tablets o dispositivos para firma presencial).
    • Firma digital con certificado de hardware (que será gestionado con terceros y solo en aquellos documentos que salgan de la Mutual, o que la Mutual crea convenientes). La Firma digital es de la propia Mutual, no de los asociados.
    • Ley de Firma Digital (Ley 25.506)
    • Ley Nº 27.446 (modifica la Ley 25.506)
    • Código Civil 2015
    • Normativa complementaria

    Se adquiere un dispositivo físico que aloja el TOKEN de validación. Una Autoridad Certificante licenciada valida la autenticidad de ese TOKEN (tipo PEN DRIVE) y luego se emite la Firma Digital asociada a un documento de Adobe, que puede o no poseer texto demostrativo de la misma

    El TOKEN de validación lo generará una Autoridad Certificante no licenciada (en nuestro caso, la Mutual), con validación de los procedimientos establecidos para el seguimiento y reconocimiento de autoría. Mediante un sistema de Validación Biométrica se verifica al Socio Firmador y se solicita a la Mutual la emisión del Certificado Digital correspondiente. De igual manera la firma quedará registrada en un documento de Adobe y con codificación de seguimiento para verificar su validez.

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